香港公司董事个人资料将受到进一步保护 ── 新查册安排第一阶段实施已开始

    为协助您在众多信息中迅速有效地掌握新安排的重点、及时合规地开展必要工作，我们专业团队现就相关内容、行动需求及注意事项进行系统梳理，并就常见问题附上解答。＂新查册安排＂的关键内容及各实施阶段要求根据《公司条例》有关新查册安排的相关条文（这些条文于２０１２年７月获立法会通过，但尚未完全生效），公司登记册会以董事的通讯地址代替通常住址，以及以董事、公司秘书及其他相关人士的部分身份识别号码代替完整号码，让公众查阅。通常住址及完整身份识别号码（下称「受保护资料　」）只可由「指明人士」透过申请取得。同样，由公司备存的登记册上，公司可以收起受保护资料不予公众查阅。新查册安排分三个阶段实施。有关的分阶段落实详情如下：

第一阶段实施后对新设及存量香港公司的影响及下一步行动

• 就现存的香港公司而言，公司董事可即刻采取行动，收起原董事登记册及公司秘书登记册内的董事常住地址及完整的身份识别号码，并以新的董事通讯地址及部分身份识别号码来替代，予以公众查阅，以达到保护个人隐私的目的。

• 对于拟新设的香港公司而言，公司董事则可以向公司注册处提交其常住地址及完整身份识别号码的同时，登记提交其常住地址予以公众查阅。

• 无论现存或新设公司，我们均可提供有关服务，以帮助客户在现阶段达到隐私保护的目的。如您对新查册安排有任何疑问或需要详情咨询，请与我们联系。

常见问题解答

１．本地公司是否可以将其注册办事处地址作为董事的通讯地址计入其董事通讯册内？

答：可以。由于安排中规定，董事的通讯地址不得是邮政信箱号码，我们企业服务团队可为客户的香港公司提供注册办事处地址服务，客户可将该地址披露为董事通讯地址，以达到即符合要求又保护隐私的目的。

２．在第一阶段实施后，本地公司是否必须要收起其董事登记册及公司秘书登记册内的董事的通常住址及董事和公司秘书的完整身份识别号码，不予公众查阅？

答：不是。根据《公司条例》（第６２２章）第６４４及６５１条以及《２０２１年公司纪录（查阅及提供文本）（修订）规例》，公司可不提供予公众查阅其董事登记册内所载的董事（包括备任董事）的通常住址及完整身份识别号码（首部分除外），以及其公司秘书登记册内所载的公司秘书的完整身份识别号码（首部分除外），但此并非强制性的规定。但出于董事信息隐私保护的考虑，可在第一阶段按照新的安排，更新并替换董事登记册内所载的通常住址及完整身份识别号码信息。我们企业服务团队可协助客户完成此项更新。

３．关于“身份识别号码的首部分“是否可以举例说明？

香港身份证号码

护照号码

４．谁可向公司注册处处长提出取览在第二阶段实施后向公司注册处登记的文件中所载的董事的通常住址，及个别人士的完整身份识别号码（下称＂受保护资料＂）？

答：《公司（住址及身份识别号码）规例》（下称「该规例」）第１２（１）条列明可根据《公司条例》（第６２２章）第５８（３）条提出申请要求处长披露受保护资料的「指明人士」。

「指明人士」包括：

（ａ）资料当事人；

（ｂ）获资料当事人书面授权取得该等资料的人；

（ｃ）有关公司的成员；

（ｄ）清盘人；

（ｅ）破产案受托人；

（ｆ）公职人员或公共机构；

（ｇ）该规例附表指明的人士；

（ｈ）于律师行从事法律执业的律师或外地律师；

（ｉ）执业会计师；

（ｊ）金融机构或指定非金融业人士。

如欲了解更多信息，请参阅《公司（住址及身份识别号码）规例》（第６２２Ｎ章）。

５．政府如何得出该「指明人士」清单？

答：在订定有关的「指明人士」清单时，相关部门以有关法定程序（例如处理清盘及破产程序）、法定责任（例如执行《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（第　６１５　章）下包括就客户作尽职审查的打击洗钱及恐怖分子资金筹集措施）及执法（例如刑事调查及追讨资产）涉及的工作是否须取得董事的通常住址及完整身份识别号码为大前提，以确保香港的金融、商业及公司管治制度的稳健，及执法工作不受任何影响。我们作为一家从事公司秘书服务多年、拥有丰富行业经验的企业、专业的团队，致力于为客户提供定制化企业服务。针对公司秘书、公司上市以及相关活动，瑞致达可以提供的服务包括：